Termeni și condiții de utilizare a portalului pfa.zacc.ro

1. Cine suntem și ce reglementează acest document

1.1. Portalul disponibil la adresa pfa.zacc.ro (denumit în continuare „Portalul”) este administrat de ZACC SRL, cu sediul în Iași, Str. Vasile Conta nr. 1, bl. D2, tr. 2, et. mezanin, C.U.I. 53165719, e-mail pfa@zacc.ro (denumită în continuare „ZACC”).

1.2. Portalul este pus la dispoziția persoanelor fizice autorizate care au încheiat cu ZACC un contract de consultanță fiscală (denumite în continuare „Clientul”), pe durata contractului.

1.3. Prezenții Termeni și condiții (denumiți în continuare „Termenii”) reglementează utilizarea Portalului și modul în care se colaborează prin intermediul acestuia. Termenii fac parte integrantă din contractul de consultanță fiscală. În caz de neconcordanță, prevalează contractul.

2. Acceptarea Termenilor

2.1. Clientul acceptă Termenii la prima intrare în Portal, prin bifarea căsuței dedicate. Acceptarea se înregistrează cu data, ora și versiunea Termenilor acceptată.

2.2. Prin aceeași bifă, Clientul declară că a citit și acceptă în mod expres, în sensul art. 1203 din Codul civil, următoarele clauze: punctul 5.4 (refuzarea și returnarea documentelor), punctul 6 (prelucrarea documentelor și deductibilitatea cheltuielilor), punctele 7.2–7.4 (păstrarea și ștergerea documentelor), punctele 8–10 (caracterul informativ al datelor, al sumelor de plată și al notificărilor), punctele 11–13 (procura, facturile din SPV și declarațiile), punctul 15 (răspunderea pentru documentele emise de Client), punctul 17 (disponibilitatea și modificarea Portalului), punctele 18–19 (suspendarea și încetarea accesului), punctul 20 (limitarea răspunderii) și punctul 25 (modificarea Termenilor).

3. Ce oferă Portalul

3.1. Prin Portal, Clientul poate, în funcție de funcționalitățile disponibile la un moment dat:

• să parcurgă pașii de înrolare (date de identificare, semnarea contractului, plată, procură);
• să încarce documentele necesare evidenței fiscale (facturi, chitanțe, bonuri, extrase și altele asemenea);
• să vadă situația estimată a veniturilor, cheltuielilor, profitului, impozitelor și contribuțiilor;
• să vadă obligațiile de plată către stat și termenele acestora;
• să primească documente de la ZACC (declarații, situații, adeverințe și altele);
• să emită documente proprii, de exemplu facturi, dacă funcționalitatea este disponibilă;
• să urmărească abonamentul, plățile și numărul de documente folosite din limita pachetului.

3.2. Asistența se acordă prin Portal, e-mail sau telefon, în zilele lucrătoare, în programul afișat în Portal. Pentru situațiile care depășesc serviciile prevăzute în contract (de exemplu, consultanță juridică sau reprezentare în instanță), Clientul se adresează unui specialist autorizat.

4. Contul Clientului și datele acestuia

4.1. Contul este personal și se folosește numai de titularul PFA sau de persoanele autorizate de acesta, pe răspunderea sa.

4.2. Clientul răspunde de păstrarea confidențialității datelor de autentificare. Acțiunile efectuate din contul său se consideră efectuate de Client. ZACC nu răspunde pentru pierderea datelor de autentificare de către Client.

4.3. Clientul anunță de îndată ZACC dacă suspectează accesul neautorizat la cont și, dacă este posibil, își schimbă parola. ZACC poate bloca temporar contul pentru protejarea datelor.

4.4. Clientul își actualizează în Portal, sau comunică de îndată ZACC, orice modificare privind datele sale personale (inclusiv actul de identitate și cardul de plată) și datele PFA (inclusiv sediul, codurile CAEN, sistemul de impunere, angajarea, statutul de pensionar, student sau persoană cu handicap). ZACC nu răspunde pentru calculele și declarațiile întocmite pe baza unor date necomunicate sau neactualizate.

5. Încărcarea documentelor

5.1. Încărcarea documentelor este posibilă după aprobarea de către ANAF a împuternicirii prevăzute în contract.

5.2. Un document se consideră transmis la data la care apare încărcat în Portal. Această dată se ia în calcul pentru termenul lunar de transmitere a documentelor prevăzut în contract.

5.3. Clientul garantează că documentele încărcate corespund originalelor și că informațiile furnizate sunt reale și complete. Clientul răspunde integral, civil, contravențional și penal, pentru documentele și informațiile false sau inexacte. Dacă ZACC are motive întemeiate să creadă că documentele nu corespund realității, poate suspenda serviciile până la clarificare.

5.4. Clientul răspunde ca documentele să fie lizibile și complete. ZACC poate refuza documentele ilizibile, incomplete, care nu îndeplinesc cerințele legale sau fără legătură cu activitatea PFA și poate cere retransmiterea sau completarea lor. Până la retransmitere, documentul se consideră netransmis.

5.5. Documentele încărcate peste limita lunară a pachetului se taxează conform contractului. Portalul afișează în permanență numărul de documente folosite și eventualele sume suplimentare.

6. Prelucrarea documentelor și deductibilitatea cheltuielilor

6.1. ZACC prelucrează documentele încărcate într-un termen rezonabil, astfel încât să poată respecta termenele legale de depunere a declarațiilor, cu condiția ca documentele să fie încărcate în termenul prevăzut în contract.

6.2. Prelucrarea unui document poate însemna înregistrarea lui în evidență, returnarea lui către Client pentru clarificări sau respingerea lui, dacă nu îndeplinește cerințele legale.

6.3. ZACC apreciază, pe baza legislației fiscale, dacă o cheltuială încărcată de Client este deductibilă. Dacă ZACC consideră că o cheltuială nu este deductibilă, Clientul poate cere în scris înregistrarea ei ca deductibilă. În acest caz, Clientul își asumă integral caracterul deductibil al cheltuielii și răspunde pentru diferențele de impozite și contribuții, precum și pentru accesoriile și sancțiunile care pot rezulta.

6.4. La întocmirea evidenței, ZACC ia în considerare veniturile și cheltuielile pentru care Clientul a încărcat documente în Portal sau pe care le-a comunicat în scris. ZACC nu răspunde pentru veniturile sau cheltuielile necomunicate.

7. Păstrarea documentelor

7.1. Documentele încărcate servesc exclusiv înregistrării în evidența fiscală a PFA.

7.2. ZACC păstrează în Portal o copie a documentelor încărcate pe durata termenului legal de păstrare (5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost emise), apoi le șterge automat. Clientul poate descărca oricând din Portal arhiva documentelor pe fiecare an.

7.3. Copia din Portal nu înlocuiește arhiva Clientului. Clientul are obligația legală de a păstra și arhiva documentele originale și documentele primite de la ZACC. ZACC nu răspunde pentru pierderea fișierelor din Portal cauzată de furnizorii de servicii de stocare sau de alte situații pe care nu le controlează.

7.4. La încetarea contractului, Clientul are la dispoziție 90 de zile pentru a-și descărca arhiva; după acest termen, fișierele Clientului se șterg din Portal.

8. Informațiile afișate

8.1. Situațiile afișate în Portal (venituri, cheltuieli, profit, impozite și contribuții estimate) au caracter informativ. Ele se bazează pe documentele transmise de Client până la data afișării și pe parametrii de calcul stabiliți de ZACC, care pot fi actualizați.

8.2. Obligațiile fiscale definitive sunt cele din declarațiile depuse și din evidența ANAF. Pot exista diferențe de timp între informațiile din Portal și actualizarea lor în SPV sau în alte sisteme ale autorităților.

9. Sumele de plată către stat

9.1. Sumele, conturile IBAN, beneficiarii, detaliile de plată și termenele afișate în secțiunea „De plătit la stat” sunt puse la dispoziție pentru a ușura plata.

9.2. Clientul are obligația de a verifica datele înainte de efectuarea plății. Plata obligațiilor fiscale și respectarea termenelor de plată rămân în sarcina exclusivă a Clientului.

9.3. Marcarea în Portal a unei obligații ca „plătită” are caracter exclusiv informativ, nu constituie dovada plății și nu obligă ZACC să verifice efectuarea acesteia.

10. Notificări și mementouri

10.1. Portalul poate transmite notificări și mementouri prin Portal, e-mail sau telefon. Prin acceptarea Termenilor, Clientul este de acord să le primească.

10.2. Mementourile sunt un serviciu suplimentar, oferit pentru comoditatea Clientului. Lipsa, întârzierea sau nelivrarea lor nu îl exonerează pe Client de respectarea termenelor legale și contractuale.

10.3. Documentele și notificările publicate de ZACC în Portal sunt considerate comunicate Clientului de la data publicării.

11. Procura și împuternicirea la ANAF

11.1. Clientul încheie procura autentică pe baza modelului pus la dispoziție în Portal. Părțile pot conveni și alte formulări, cu condiția ca procura să cuprindă toate împuternicirile necesare executării contractului.

11.2. Dacă procura conține erori sau omisiuni ori, din orice motiv, nu poate fi folosită pentru înregistrarea împuternicirii la ANAF, Clientul se obligă să încheie o nouă procură sau să furnizeze documentele de împuternicire solicitate de ZACC, pe cheltuiala sa, în termenul solicitat.

11.3. Durata soluționării cererii de către ANAF nu depinde de ZACC. ZACC nu răspunde pentru întârzierea sau respingerea cererii de către ANAF și nici pentru consecințele acestora asupra activității Clientului.

12. Istoricul fiscal și facturile din SPV

12.1. ZACC nu are obligația de a verifica declarațiile întocmite și depuse de Client sau de terți înainte de începerea contractului și nu răspunde pentru corectitudinea acestora.

12.2. Clientul pune la dispoziția ZACC, la începutul colaborării, documentele și informațiile privind perioada anterioară (declarații depuse, decizii, notificări, situația obligațiilor), inclusiv documentele din SPV pe care ZACC nu le poate accesa prin împuternicire.

12.3. Prin sistemul RO e-Factura pot fi primite și facturi eronate sau care nu corespund unor achiziții reale ale Clientului. Clientul verifică facturile primite și semnalează ZACC, de îndată, facturile pe care nu le recunoaște. Facturile nesemnalate pot fi luate în considerare la întocmirea evidenței, iar ZACC nu răspunde pentru acestea.

13. Declarațiile fiscale

13.1. Clientul este de acord ca ZACC să întocmească și să depună, atunci când situația o impune, declarații rectificative sau mai multe declarații pentru aceeași perioadă, pe baza informațiilor transmise de Client.

13.2. Dacă un act normativ nou sau modificat introduce termene de depunere sau de plată mai scurte (de exemplu, pentru obținerea unei bonificații), ZACC depune diligențe pentru respectarea lor, fără a garanta acest lucru atunci când timpul rămas este insuficient. Pentru a beneficia de astfel de termene, Clientul transmite documentele necesare în timp util, la solicitarea ZACC.

13.3. Pentru clienții care încep colaborarea cu mai puțin de 45 de zile înainte de termenul legal de depunere a Declarației unice, ZACC nu garantează depunerea acesteia în termen.

14. Semnarea electronică și plățile

14.1. Documentele care necesită semnătură se semnează electronic prin platforma eSemneaza.ro, integrată în Portal. Documentele semnate sunt disponibile în Portal.

14.2. Plățile se efectuează prin procesatorul Revolut. ZACC nu stochează și nu are acces la datele complete ale cardului. Clientul răspunde exclusiv în cazul în care folosește un card care aparține altei persoane.

14.3. Serviciile eSemneaza.ro și Revolut sunt furnizate de terți, conform condițiilor proprii. ZACC nu răspunde pentru indisponibilitatea sau erorile acestora.

15. Documentele emise de Client prin Portal

15.1. Dacă Portalul pune la dispoziția Clientului funcționalități prin care acesta emite documente proprii (de exemplu, facturi), Clientul răspunde exclusiv de conținutul, corectitudinea și transmiterea acestora către clienții săi și către autorități, inclusiv în sistemul RO e-Factura, cu excepția cazului în care părțile convin altfel în scris.

15.2. O factură transmisă în sistemul RO e-Factura nu mai poate fi ștearsă sau modificată. Corectarea ei se face prin emiterea unei facturi de stornare, cu referire la factura inițială, și, dacă este cazul, a unei facturi noi.

16. Utilizarea permisă

16.1. Clientul folosește Portalul numai în scopul executării contractului, cu respectarea legii.

16.2. Este interzisă:

• încărcarea de conținut ilegal sau de documente fără legătură cu activitatea PFA;
• încărcarea de fișiere care conțin viruși sau alte programe dăunătoare;
• încercarea de a accesa conturile altor utilizatori sau zone ale Portalului la care Clientul nu are drept de acces;
• copierea, modificarea, decompilarea sau reproducerea Portalului ori a elementelor sale;
• punerea Portalului la dispoziția unor terți.

16.3. Accesul neautorizat la Portal sau la contul altui utilizator poate constitui infracțiune și se sancționează potrivit legii.

17. Disponibilitatea și modificarea Portalului

17.1. ZACC depune diligențe rezonabile pentru funcționarea Portalului, fără a garanta funcționarea neîntreruptă sau lipsită de erori. Portalul este pus la dispoziție în starea în care se află la momentul utilizării.

17.2. Funcționarea Portalului depinde și de internet și de servicii furnizate de terți (găzduire, stocare, e-mail, semnare electronică, plăți, sistemele autorităților), pe care ZACC nu le controlează. Portalul poate fi temporar indisponibil pentru mentenanță, actualizări sau din cauza acestor servicii. În aceste cazuri, documentele pot fi transmise pe e-mail, iar termenele Clientului nu se prelungesc.

17.3. ZACC poate adăuga, modifica sau retrage funcționalități ale Portalului, cu condiția menținerii serviciilor prevăzute în contract.

18. Suspendarea accesului

18.1. ZACC poate restricționa accesul Clientului la Portal:

• dacă plata abonamentului nu este regularizată în termenul de grație prevăzut în contract;
• în caz de încălcare a punctului 16 sau în situația prevăzută la punctul 5.3;
• pentru protejarea securității contului sau a Portalului.

18.2. Accesul se restabilește după încetarea motivului care a determinat restricționarea.

19. Încetarea accesului

19.1. Accesul la Portal încetează odată cu încetarea contractului de consultanță fiscală, la data prevăzută în contract.

19.2. Clientul are responsabilitatea de a descărca, înainte de încetarea accesului, documentele pe care dorește să le păstreze. La cererea Clientului, ZACC depune diligențe pentru a-i transmite datele sale într-un format uzual, fără a-și asuma obligații privind folosirea lor în alte sisteme.

20. Limitarea răspunderii

20.1. Răspunderea ZACC pentru prejudiciile legate de utilizarea Portalului este supusă limitei de răspundere prevăzute în contractul de consultanță fiscală.

20.2. ZACC nu răspunde pentru:

• prejudiciile indirecte, inclusiv beneficiul nerealizat;
• pierderea datelor cauzată de Client sau de terți;
• consecințele folosirii de către Client a informațiilor cu caracter informativ prevăzute la punctele 8–10 fără verificarea lor;
• indisponibilitatea temporară a Portalului sau a serviciilor furnizate de terți;
• prejudiciile pe care nu le putea prevedea, cauzate de atacuri informatice, în condițiile în care a luat măsuri rezonabile de securitate;
• întârzierile, plățile sau încălcările obligațiilor legale ale Clientului care nu se datorează culpei ZACC.

21. Forța majoră

21.1. Forța majoră, astfel cum este definită de lege, exonerează de răspundere partea care o invocă, pe durata acesteia. Partea care invocă forța majoră o notifică celeilalte părți în cel mult 5 zile lucrătoare de la apariție.

21.2. Dacă forța majoră durează mai mult de 2 luni, oricare parte poate denunța contractul, fără despăgubiri, cu obligația de a-și executa obligațiile scadente până la acea dată.

22. Datele cu caracter personal

22.1. ZACC prelucrează datele cu caracter personal ale Clientului conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și Politicii de confidențialitate, disponibilă în Portal.

22.2. Pentru funcționarea Portalului, ZACC folosește furnizori de servicii de găzduire, stocare a datelor, transmitere a e-mailurilor, semnare electronică și procesare a plăților, care prelucrează datele în calitate de persoane împuternicite sau de operatori independenți, cu respectarea GDPR.

23. Proprietate intelectuală

23.1. Portalul, denumirea și logo-ul ZACC, designul și conținutul acestuia aparțin ZACC SRL. Clientul primește doar un drept de folosire a Portalului, neexclusiv, personal și netransmisibil, pe durata contractului.

23.2. Documentele și datele încărcate de Client rămân ale Clientului.

24. Confidențialitate

24.1. Confidențialitatea informațiilor Clientului este reglementată de contract și de Angajamentul de confidențialitate anexat acestuia. ZACC poate transmite informații autorităților publice numai în cazurile prevăzute de lege.

25. Modificarea Termenilor

25.1. ZACC poate modifica Termenii, cu notificarea Clientului prin Portal sau prin e-mail cu cel puțin 7 zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

25.2. Clientul care nu este de acord cu modificările poate denunța contractul până la data intrării lor în vigoare, fără preaviz. Continuarea utilizării Portalului după această dată reprezintă acceptarea noii versiuni.

26. Legea aplicabilă și contact

26.1. Termenii sunt guvernați de legea română. Litigiile se soluționează conform contractului de consultanță fiscală.

26.2. Pentru orice întrebare legată de Portal, Clientul poate scrie la pfa@zacc.ro.